Оптимизация управления – это услуги по совершенствованию системы управления, созданию механизмов управления и построению  системы бизнес-процессов, которые позволят компании достигать целей и получать максимальные результаты при наименьших затратах ресурсов.

Проблемы, на решение которых направлена услуга оптимизации бизнес-процессов:

·         Отсутствие четкой структуры бизнес-процессов в организации.

·         Отсутствие показателей эффективности системы управления.

·         Неэффективная система распределения функций и ответственности, перекладывание работниками ответственности друг на друга или между подразделениями.

·         Затягивание сроков выполнения работ.

·         Хаотичное управление процессами, отсутствие регламентов.

·         Неэффективные механизмы выполнения работ, сбои в процессах.

Ожидаемые результаты оптимизации управления:

·         Оптимизация бизнес-процессов.

·         Снижение операционных затрат.

·         Снижение временных затрат — сокращение сроков выполнения работ.

·         Структурирование системы управления, повышение управляемости компании.

·         Распределение зон ответственности и обязанностей работников.

·         Разработка системы показателей эффективности бизнеса.

·         Формирование системы информационного обмена компании.

·         Повышение качества обслуживания клиентов.

Оптимизация управления предполагает эффективное управление бизнес-процессами, построение  новой системы и оптимизацию существующих бизнес-процессов компании.

В каждой компании существует множество бизнес-процессов, переплетающихся друг с другом: менеджмент, продажи, закупки, производство, финансы, управление персоналом и т.п.   Бизнес-процесс – это  поток работы, переходящий от одного человека к другому, от одного отдела к другому. Управление бизнес-процессами означает формирование, организацию, поддержание и контроль системы таких потоков деятельности компании.

Оптимизация управления направлена на достижение  наибольшей результативности и эффективности  организации. Результативность – значит «делать правильные вещи, которые удовлетворяют потребности клиентов», эффективность означает «делать  вещи правильно, достигать лучшего результата с наименьшими усилиями».

Услуга по оптимизации бизнес-процессов – это отбор  нужных бизнес-процессов и соединение их в такую цепь и такую последовательность, при которой компания достигнет своих целей при меньших затратах  ресурсов.

Оптимизация бизнес-процессов обычно предполагает автоматизацию бизнес-процессов, внедрение информационных технологий в деятельность компании.  Услуга по  построению бизнес-процессов и оптимизации бизнес-процессов направлена на автоматизацию человеческого фактора организации.  Эти работы могут проводиться совместно со специалистами по информационным технологиям и автоматизации, а могут проводиться отдельно. В любом  случае, необходимой составляющей  оптимизации управления является  встраивание людей в бизнес-процессы организации.

Услуга по оптимизации управления, управлению бизнес-процессами включает в себя следующие работы:

1.      Формулирование целей, задач компании.

2.      Диагностика бизнес-процессов компании: выявление проблем компании, неэффективных взаимосвязей, описание реальной схемы бизнес-процессов.

3.      Разработка структуры организации, иерархии процессов.

4.      Распределение ответственности, разработка регламентации.

5.      Совершенствование существующей структуры управления, оптимизация бизнес-процессов.

6.      Совершенствование информирования, отчетности, системы планирования, контроля.

7.      Оптимизация документооборота.

8.      Работа с персоналом по коррекции взаимосвязей.

9.      Автоматизация человеческого ресурса, встраивание людей в структуру управления.

10.  Диагностика и оценка изменений.

Среди форм реализации программы по оптимизации бизнес-процессов и автоматизации человеческого фактора в организации: 

·         Разработка структуры управления, системы бизнес-процессов.

·         Коучинг, индивидуальная работа с руководителями.

·         Внедрение бизнес-процессов.

·         Обучение персонала, тренинги, индивидуальная работа с сотрудниками.

·         Разработка документации.

·         Оценка и анализ системы управления и бизнес-процессов.

Работа по оптимизации управления и совершенствованию управления бизнес-процессами занимает длительное время (от 3 месяцев), подразумевает как технические разработки, так и проведение мероприятий с персоналом.

Рассчитать стоимость проекта по оптимизации бизнес-процессов и системы управления в каждом конкретном случае  можно на основании технического задания.