Оптимизация управления и управление бизнес-процессами
Оптимизация управления – это услуги по совершенствованию системы управления, созданию механизмов управления и построению системы бизнес-процессов, которые позволят компании достигать целей и получать максимальные результаты при наименьших затратах ресурсов.
Проблемы, на решение которых направлена услуга оптимизации бизнес-процессов:
· Отсутствие четкой структуры бизнес-процессов в организации.
· Отсутствие показателей эффективности системы управления.
· Неэффективная система распределения функций и ответственности, перекладывание работниками ответственности друг на друга или между подразделениями.
· Затягивание сроков выполнения работ.
· Хаотичное управление процессами, отсутствие регламентов.
· Неэффективные механизмы выполнения работ, сбои в процессах.
Ожидаемые результаты оптимизации управления:
· Оптимизация бизнес-процессов.
· Снижение операционных затрат.
· Снижение временных затрат — сокращение сроков выполнения работ.
· Структурирование системы управления, повышение управляемости компании.
· Распределение зон ответственности и обязанностей работников.
· Разработка системы показателей эффективности бизнеса.
· Формирование системы информационного обмена компании.
· Повышение качества обслуживания клиентов.
Оптимизация управления предполагает эффективное управление бизнес-процессами, построение новой системы и оптимизацию существующих бизнес-процессов компании.
В каждой компании существует множество бизнес-процессов, переплетающихся друг с другом: менеджмент, продажи, закупки, производство, финансы, управление персоналом и т.п. Бизнес-процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому, от одного отдела к другому. Управление бизнес-процессами означает формирование, организацию, поддержание и контроль системы таких потоков деятельности компании.
Оптимизация управления направлена на достижение наибольшей результативности и эффективности организации. Результативность – значит «делать правильные вещи, которые удовлетворяют потребности клиентов», эффективность означает «делать вещи правильно, достигать лучшего результата с наименьшими усилиями».
Услуга по оптимизации бизнес-процессов – это отбор нужных бизнес-процессов и соединение их в такую цепь и такую последовательность, при которой компания достигнет своих целей при меньших затратах ресурсов.
Оптимизация бизнес-процессов обычно предполагает автоматизацию бизнес-процессов, внедрение информационных технологий в деятельность компании. Услуга по построению бизнес-процессов и оптимизации бизнес-процессов направлена на автоматизацию человеческого фактора организации. Эти работы могут проводиться совместно со специалистами по информационным технологиям и автоматизации, а могут проводиться отдельно. В любом случае, необходимой составляющей оптимизации управления является встраивание людей в бизнес-процессы организации.
Услуга по оптимизации управления, управлению бизнес-процессами включает в себя следующие работы:
1. Формулирование целей, задач компании.
2. Диагностика бизнес-процессов компании: выявление проблем компании, неэффективных взаимосвязей, описание реальной схемы бизнес-процессов.
3. Разработка структуры организации, иерархии процессов.
4. Распределение ответственности, разработка регламентации.
5. Совершенствование существующей структуры управления, оптимизация бизнес-процессов.
6. Совершенствование информирования, отчетности, системы планирования, контроля.
7. Оптимизация документооборота.
8. Работа с персоналом по коррекции взаимосвязей.
9. Автоматизация человеческого ресурса, встраивание людей в структуру управления.
10. Диагностика и оценка изменений.
Среди форм реализации программы по оптимизации бизнес-процессов и автоматизации человеческого фактора в организации:
· Разработка структуры управления, системы бизнес-процессов.
· Коучинг, индивидуальная работа с руководителями.
· Внедрение бизнес-процессов.
· Обучение персонала, тренинги, индивидуальная работа с сотрудниками.
· Разработка документации.
· Оценка и анализ системы управления и бизнес-процессов.
Работа по оптимизации управления и совершенствованию управления бизнес-процессами занимает длительное время (от 3 месяцев), подразумевает как технические разработки, так и проведение мероприятий с персоналом.
Рассчитать стоимость проекта по оптимизации бизнес-процессов и системы управления в каждом конкретном случае можно на основании технического задания.